Base de données juridiques

Effectuer une recherche

Code général de la fonction publique

  • Favori

    Ajoutez ce texte à vos favoris et attribuez lui des libellés et annotations personnels

    Libellés

    Séparez les libellés par une virgule

    Annotations

  • Partager

  • Imprimer

Section 2 : Principes de gestion du dossier individuel sur support électronique

PARTIE RÉGLEMENTAIRE > Livre Ier : DROITS, OBLIGATIONS ET PROTECTIONS > Titre III : PROTECTIONS ET GARANTIES > Chapitre VII : GARANTIES RELATIVES AU DOSSIER INDIVIDUEL > Section 2 : Principes de gestion du dossier individuel sur support électronique >
Article R137-8

NOTA : Conformément au premier alinéa de l'article 30 du décret n° 2024-1038 du 6 novembre 2024, ces dispositions entrent en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit celui de sa publication, soit le 1er février 2025.


La création ou la gestion du dossier individuel sur support électronique peut se faire à partir de documents établis sur support papier et numérisés ou à partir de documents produits directement sous forme électronique. Chaque document est classé par référence à une nomenclature cadre établie par arrêté du ministre chargé de la fonction publique.

Article R137-9

NOTA : Conformément au premier alinéa de l'article 30 du décret n° 2024-1038 du 6 novembre 2024, ces dispositions entrent en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit celui de sa publication, soit le 1er février 2025.


Lorsque l'autorité administrative ou territoriale chargée de la gestion du dossier individuel crée une copie sur support électronique d'un acte original établi sur support papier, elle utilise un système de numérisation dans des conditions et sous des formes garantissant sa reproduction à l'identique et la conservation pérenne du document ainsi créé. La copie conforme ainsi établie se substitue au document original sur support papier. Le document original est détruit dans un délai fixé par l'arrêté ou la décision mentionné à l'article R. 137-3.

Article R137-10

NOTA : Conformément au premier alinéa de l'article 30 du décret n° 2024-1038 du 6 novembre 2024, ces dispositions entrent en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit celui de sa publication, soit le 1er février 2025.


La gestion du dossier individuel sur support électronique recouvre les opérations de collecte, référencement, gestion du cycle de vie des documents, consultation, modification, exploitation, conservation, transfert, suppression ou effacement des documents et versement au titre des archives.

Article R137-11

NOTA : Conformément au premier alinéa de l'article 30 du décret n° 2024-1038 du 6 novembre 2024, ces dispositions entrent en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit celui de sa publication, soit le 1er février 2025.


L'autorité chargée de la gestion du dossier individuel s'assure de la traçabilité des opérations de gestion mentionnées à l'article R. 137-10.

Article R137-12

NOTA : Conformément au premier alinéa de l'article 30 du décret n° 2024-1038 du 6 novembre 2024, ces dispositions entrent en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit celui de sa publication, soit le 1er février 2025.


Des habilitations sont délivrées par l'autorité compétente aux agents publics chargés de la gestion des dossiers individuels.
Pour chacun de ces agents, l'habilitation précise les documents et les types d'opérations autorisés ainsi que sa durée.
Des habilitations peuvent, le cas échéant, être délivrées, dans les limites de leur domaine d'intervention, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès aux dossiers individuels des agents est prévu par une disposition législative ou réglementaire.
Les règles de gestion des habilitations sont précisées par l'arrêté ou la décision mentionné à l'article R. 137-3.

Article R137-13

NOTA : Conformément au premier alinéa de l'article 30 du décret n° 2024-1038 du 6 novembre 2024, ces dispositions entrent en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit celui de sa publication, soit le 1er février 2025.


L'autorité administrative ou territoriale chargée de la gestion des dossiers individuels sur support électronique recourt à des fonctions de sécurité et d'interopérabilité conformes aux règles techniques permettant des échanges sécurisés de données entre les autorités publiques et fixées par les référentiels mentionnés aux chapitres IV et V de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives et précisées par le décret n° 2007-284 du 2 mars 2007 fixant les modalités d'élaboration d'approbation, de modification et de publication du référentiel général d'interopérabilité et par le décret n° 2010-112 du 2 février 2010 pris pour l'application des articles 9, 10 et 12 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005.
Lorsque l'autorité compétente transfère les données correspondantes vers un support technique mutualisé placé sous la responsabilité d'une autre autorité administrative ou territoriale, cette dernière est soumise au respect de ces mêmes règles.

Article R137-14

NOTA : Conformément au premier alinéa de l'article 30 du décret n° 2024-1038 du 6 novembre 2024, ces dispositions entrent en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit celui de sa publication, soit le 1er février 2025.


L'agent public dont le dossier a été dématérialisé est informé des modalités pratiques d'exercice des droits garantis au titre des articles 49 et 50 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Lui sont communiquées les coordonnées de l'autorité administrative ou territoriale auprès de laquelle il peut exercer ses droits d'accès et de rectification. En cas de coexistence d'un support électronique et d'un support papier, la demande d'accès et de rectification vaut pour l'ensemble du dossier.

Article R137-15

NOTA : Conformément au premier alinéa de l'article 30 du décret n° 2024-1038 du 6 novembre 2024, ces dispositions entrent en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit celui de sa publication, soit le 1er février 2025.


La consultation du dossier individuel sur support électronique a lieu par affichage des documents qu'il contient sur écran.
Un sommaire établi par référence à la nomenclature indicative mentionnée à l'article R. 137-8 et selon les conditions prévues dans l'arrêté ou la décision mentionné à l'article R. 137-3 facilite la consultation de ces supports.

Article R137-16

NOTA : Conformément au premier alinéa de l'article 30 du décret n° 2024-1038 du 6 novembre 2024, ces dispositions entrent en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit celui de sa publication, soit le 1er février 2025.


L'agent public obtient, à sa demande, une copie de tout ou partie des éléments de son dossier individuel géré sur support électronique, dans les conditions prévues à l'article 49 de la loi du 6 janvier 1978 mentionnée ci-dessus :
1° Soit par transmission des documents correspondants à son adresse électronique professionnelle nominative ou par remise d'un support numérique ;
2° Soit par remise d'une copie sur support papier conforme à l'original.

Source : DILA, 04/02/2025, https://www.legifrance.gouv.fr/