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Établir le cahier des charges pour l'évaluation externe

Termes associés : Contrôle qualité et conformité Définition des besoins

Comment établir un cahier des charges pour l’évaluation externe en ESSMS ?

L’élaboration du cahier des charges pour l’évaluation externe des établissements sociaux et médico-sociaux (ESSMS) est une étape clé. Conformément au décret n° 2007-975, il doit inclure la présentation de l’établissement, les objectifs d’évaluation, la méthodologie d’intervention et les modalités de suivi. Le choix de l’organisme habilité, la composition de l’équipe d’évaluateurs et les contraintes spécifiques sont essentiels pour garantir une évaluation de qualité et conforme aux exigences réglementaires.

Contexte

Pour faire réaliser leur évaluation externe, les Ehpad, et plus généralement les ESSMS, doivent choisir un organisme habilité par l’Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (Anesm) sur une liste qui en compte plus de mille.

Dans le cadre de la procédure de mise en concurrence, le commanditaire doit élaborer un cahier des charges qui sera envoyé à plusieurs de ces organismes. Ce cahier des charges est appelé « document de mise en concurrence » dans le décret n° 2007-975 du 15 mai 2007 (annexe 3-10, chapitre III, section 2 du Code de l’action sociale et des familles).

Il n’existe pas de nomenclature officielle pour ce document qui « définit le cadre général de l’évaluation » (ibid.). Nous vous proposons donc les étapes suivantes pour vous aider concrètement à l’élaborer.

Identifier les éléments mentionnés par le décret no 2007-975 du 15 mai 2007

Le décret no 2007-975 du 15 mai 2007 (annexe 3-10, chapitre III, section 2 du Code de l’action sociale et des familles) précise que doivent notamment figurer dans le document les éléments suivants :

  • la présentation de l’établissement ou du service ;
  • l’articulation avec le projet de l’établissement ou service, l’évaluation interne et les démarches formalisées visant à améliorer le service rendu ;
  • les premiers éléments permettant de formuler des hypothèses et les premières questions susceptibles d’être posées ;
  • les modalités de concertation à prévoir lors des phases initiales de l’évaluation ;
  • les modalités de suivi de l’évaluation externe ;
  • le contexte et les éventuelles contraintes liées à l’organisation ou aux particularités des activités ;
  • les conditions d’accès à l’information et aux documents disponibles ;
  • les modalités concrètes d’élaboration et de rendu du rapport ;
  • le temps nécessaire et le calendrier ;
  • les modalités de facturation.

Préciser l’objet de la mission

Dès le début du cahier des charges, le commanditaire précise que l’objet de la consultation est la réalisation de l’évaluation externe – conformément au décret no 2007-975 du 15 mai 2007 – par un organisme habilité par l’Anesm.

Le périmètre de l’évaluation externe doit être défini en indiquant le nom, le statut, les coordonnées et les éléments d’identification de la ou des structures concernées par l’appel d’offres.

Le cahier des charges précisera la date ou la période à laquelle l’évaluation externe doit être réalisée. Il peut également fixer certains délais, en indiquant par exemple le délai maximal souhaité entre la visite d’évaluation et la réception du rapport définitif.

Présenter l’établissement

Il s’agit ici de présenter succinctement le ou les établissements entrant dans le périmètre de l’évaluation externe en indiquant :

  • les éléments relatifs à la configuration de l’établissement, à la capacité, à la population accueillie, aux missions. Il sera indiqué si l’établissement comporte des unités spécifiques, un pôle d’activités et de soins adaptés (Pasa). Seront plus généralement données des informations succinctes relatives aux objectifs et orientations développées en matière de soins et d’accompagnement des résidents au sein de la ou des structures concernées par l’évaluation ;
  • des informations générales concernant le fonctionnement de l’établissement, par exemple : effectifs, prestations sous-traitées, option tarifaire (tarif global ou partiel), pharmacie à usage intérieur, etc. ;
  • des informations concernant le projet d’établissement et l’évaluation interne (en précisant les dates ainsi que les modalités de réalisation et de suivi). Ce sont des aspects centraux dans le cadre de l’évaluation externe ;
  • toute information relative à une démarche structurée et formalisée d’amélioration continue de la qualité des prestations en place au sein de l’établissement.

Au regard de ces éléments, des évaluations réalisées, des orientations et objectifs fixés, le commanditaire formulera des hypothèses évaluatives. Il s’agira de formuler certaines hypothèses et premières questions susceptibles d’être posées lors de l’évaluation, ainsi que des thèmes qui pourront être particulièrement étudiés. Cela permet de guider l’organisme pour la définition du projet évaluatif et des objectifs de l’évaluation externe.

Un questionnement rapide des spécificités, problématiques, difficultés, points forts, priorités et objectifs principaux de l’établissement permet au commanditaire de formuler ces hypothèses de travail. Dans la mesure où l’évaluation externe permet également de valoriser le projet et les pratiques de l’établissement, préciser ces hypothèses peut s’avérer intéressant.

Fixer certaines exigences concernant la composition de l’équipe d’évaluateurs

Dans son chapitre III, section 2, article 2.4, l’annexe 3-10 du Code de l’action sociale et des familles mentionne les critères demandés en matière de qualifications et de compétences des évaluateurs. Mais il est important de prendre également en compte les avis nos 2009-22 et 2009-23 du conseil scientifique de l’Anesm. Ce dernier avis met l’accent sur la pluridisciplinarité de l’équipe d’évaluateurs.

En outre, il n’existe pas une seule manière de réaliser une évaluation externe. Les approches et méthodologies peuvent varier très sensiblement en fonction des organismes. Qui plus est, les personnes représentant un organisme évaluateur lors de la phase de discussion et d’appel d’offres ne sont pas forcément celles qui interviendront au sein de l’établissement pour réaliser l’évaluation.

Pour toutes ces raisons, il est important de demander aux organismes de faire figurer dans leur proposition les informations concernant la pluridisciplinarité et le profil des intervenants.

C’est également ici que le commanditaire indiquera s’il souhaite que les intervenants disposent d’une expérience spécifiquement en Ehpad.

Au regard de l’importance de cette question, il sera souhaitable d’indiquer dans le contrat définitif que toute modification concernant la composition de l’équipe d’évaluateurs devra être soumise à l’agrément préalable du commanditaire.

Préciser et faire préciser par les organismes habilités les modalités d’exécution

L’organisme candidat devra présenter sa méthodologie, son plan d’intervention : étapes, séquençage, planning, méthode d’évaluation, modalités de recueil des informations, modalités de concertation aux différentes étapes de l’évaluation, etc. Il précisera le calendrier d’exécution, le délai de remise du prérapport (qui doit être mis en débat) ainsi que le délai de remise du rapport définitif.

Le commanditaire peut indiquer dans cette partie ses attentes concernant la prestation proposée, par exemple :

  • la tenue d’une réunion de présentation préalable de la démarche aux professionnels ;
  • une restitution sur site à l’issue de l’évaluation externe.

Il peut également indiquer des spécificités de contexte ou des contraintes d’organisation qui devront être prises en compte par les organismes candidats.

Le commanditaire peut ici préciser s’il souhaite que soit mise en place une « instance d’évaluation » à différentes étapes de l’évaluation externe. Si c’est le cas, l’organisme candidat devra en préciser les modalités de mise en œuvre (ou les points qui seront à définir en concertation avec le commanditaire).

Par des échanges réguliers entre les membres de cette instance et les évaluateurs, ce dispositif permet de réduire les écarts de perception et de compréhension en affinant l’objectivation de certaines informations ainsi que l’examen contradictoire de certains points de vue relevés au cours de l’évaluation – cela sans attendre la production du prérapport.

Au-delà du nom et de la forme de l’instance, la notion clé est celle d’un partage organisé et régulier d’informations et de points de vue au cours de la démarche : ce peut être un facteur favorisant le bon déroulement d’une évaluation externe.

Les modalités de la mise en débat (procédure contradictoire) du prérapport doivent donc être indiquées dans les propositions écrites des organismes candidats.

Prix et modalités de remise des propositions

Il s’agit à cette étape de demander aux organismes d’indiquer le prix de leur prestation : il est souhaitable que le nombre de jours pour chaque étape apparaisse clairement dans la proposition de prix, tout comme le prix par journée.

Le commanditaire peut demander à ce que soit communiqué un prix « tous frais inclus ».

Le commanditaire devra indiquer la date limite de remise des propositions ainsi que les coordonnées du destinataire.

Notre conseil

Retenez trois à cinq des propositions reçues de la part des organismes afin d’en rencontrer les représentants et d’approfondir la discussion.

En effet, en réponse à ce document de mise en concurrence, certains ou tous les organismes qui en sont destinataires feront parvenir leur proposition écrite. L’annexe 3-10, chapitre III, section 2, article 2.5 du Code de l’action sociale et des familles (CASF) mentionne cinq points essentiels permettant d’évaluer la crédibilité des propositions (cf. Contrôler les étapes de l’évaluation externe et bien choisir son cabinet).

Si l’analyse des propositions écrites permet de faire ressortir celles paraissant les plus adaptées, il reste toutefois difficile de se faire une opinion précise sur cette seule base.

Évitez les erreurs

  • N’accordez pas une part trop prépondérante à l’analyse des propositions écrites dans le choix définitif de l’organisme évaluateur.
  • Ne négligez pas l’organisation d’une ou plusieurs rencontres avec les trois à cinq organismes candidats retenus pour approfondir la discussion. À cet égard, la posture des évaluateurs sur site, auprès des professionnels et des usagers, doit notamment être interrogée.

Faq

Existe-t-il des modèles d’abrégé et de synthèse publiés par l’Anesm ?

Oui. Ces modèles mentionnent différents aspects essentiels que l’organisme habilité doit notamment évaluer. Connaissant ces points clés, le commanditaire dispose ainsi de repères concrets pour interroger l’organisme candidat sur sa perception et son approche précises de l’évaluation externe.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour l’évaluation externe ?

C’est un document qui définit les modalités de réalisation de l’évaluation externe d’un ESSMS, conforme au décret n° 2007-975, et qui est envoyé à plusieurs organismes pour la mise en concurrence.

Quels sont les éléments à inclure dans le cahier des charges ?

Il doit inclure la présentation de l’établissement, les objectifs de l’évaluation, le calendrier, la méthodologie d’évaluation et les exigences concernant l’équipe d’évaluateurs.

Quelle est l’importance de la composition de l’équipe d’évaluateurs ?

La pluridisciplinarité de l’équipe est essentielle pour garantir une évaluation complète, prenant en compte différents aspects des services offerts par l’ESSMS.

Comment sélectionner un organisme habilité pour l’évaluation externe ?

En analysant les propositions écrites, en rencontrant les représentants des organismes retenus et en s’assurant de la conformité des méthodologies proposées.

Quelle est la finalité de l’évaluation externe dans un ESSMS ?

L’évaluation externe vise à évaluer la qualité des prestations offertes et à formuler des recommandations d’amélioration en fonction des besoins des usagers et des objectifs de l’établissement.

Aller plus loin

Références juridiques

Bibliographie

Conduire l’évaluation externe dans les établissements sociaux et médico-sociaux, Pierre Savignat, Dunod, coll. « Outils d’action sociale », 2010

Ressource sur Internet

Site de l’Anesm : www.anesm.sante.gouv.fr. Vous pouvez y consulter la liste des organismes habilités (onglet « Évaluation externe »).

Abréviations et acronymes

  • Anesm : Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux
  • ESSMS : établissements et services sociaux et médico-sociaux
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