Partie 5 - L'information documentaire à l'heure de la transformation digitale
Chapitre 4 - De l'importance de la gouvernance de l'information

5.4/3 - Les nouvelles fonctions de l'Info-Doc

Contexte

Dans la continuité de la transformation digitale des organisations et de la mise en place des dispositifs de gouvernance de l'information, une multitude de nouvelles fonctions liées au domaine de l'info-doc sont apparues ces dernières années.

Parmi ce foisonnement, poussé parfois par certains effets de mode, certaines fonctions semblent émerger et s'imposer plus durablement dans les organisations. C'est notamment le cas des fonctions de Document Controller et d'Architecte de l'information que nous allons présenter dans les paragraphes suivants.

I - Document Controller

1 - Mission

L'exploitabilité des documents projets au cœur des préoccupations

Un Document Controller a pour mission principale de garantir l'exploitabilité des documents dans le cadre d'un projet. C'est-à-dire qu'il doit faciliter l'accessibilité à la documentation projet et en garantir la qualité et la sécurité.

Il est important de noter ici que par documentation projet, nous considérons à la fois les documents électroniques et les documents physiques au format papier.

Généralement, un Document Controller intervient dans le cadre de projets industriels d'ingénierie où la gestion de la documentation projet peut être complexe du fait :

  • du nombre important de documents ;

  • de la multitude de parties prenantes sur le projet ;

  • du caractère essentiel de la fiabilité de cette documentation pour la bonne marche du projet.

Interface entre les différents intervenants sur le projet

Le Document Controller joue un rôle central puisqu'il va être en relation avec l'ensemble des parties prenantes du projet. Par ailleurs, il est le référent pour tout ce qui touche à la documentation projet : production, gestion, classement, accès, diffusion, archivage, respects des règles et des normes, etc.

2 - Principales activités

Deux types d'activités

Le Document Controller va avoir deux grands types d'activités :

  • gestion ;

  • sensibilisation.

Activités de gestion

La mission principale d'un Document Controller étant de garantir l'exploitabilité des documents projet, celui-ci va avoir en premier lieu pour activités celles de gestion des documents.

Il devra donc gérer le cycle de vie des documents projets en faisant notamment attention à ce que les documents de travail, documents finalisés et documents archivés soient facilement identifiables. Il veillera par ailleurs à :

  • définir des statuts de documents adaptés aux exigences du projet et aux besoins des parties prenantes ;

  • mettre en place des règles de gestion claires et compréhensibles pour les intervenants sur le projet ;

  • superviser leur application effective.

De plus, il devra faciliter...

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