Savoir cartographier ses achats et identifier son portefeuille achats

Les différentes crises qui se sont succédées depuis 2008 ont fortement impacté l’environnement économique, social et politique. L’achat public par son poids important au niveau européen et national (environ 10 à 15 % du PIB) se retrouve donc de plus en plus en première ligne lorsqu’il s’agit de répondre à ces enjeux. Les évolutions réglementaires récentes mais aussi les pressions politiques mettent les directions achats sous pression et les conduisent désormais à devoir disposer d’une cartographie achat détaillée et actualisée en temps réel.

Cette cartographie visant à répondre aux enjeux réglementaires, économiques et réputationnels, concerne tous les tiers (fournisseurs, co-traitants, sous-traitants, partenaires, prestataires de services) et tous les contrats à partir de 1 € !

En effet, cette cartographie permet ou devra permettre au directeur des achats de disposer d’une photographie des consommations par segments, directions/services, par fournisseurs et catégories de fournisseurs. L’analyse du portefeuille permet l’identification des familles à forts enjeux et de repérer les angles d’amélioration de sa politique d’achats (gains achat, accès des PME à la commande publique, clauses sociales).

La cartographie des achats est destinée, d’une part, aux responsables des achats pour élaborer leurs stratégies d’après les données fournies et, d’autre part, aux acheteurs qui peuvent utiliser les informations pour connaître la ventilation des fournisseurs travaillant sur leurs segments et les volumes d’achats associés afin de mieux appréhender les besoins internes.

À titre illustratif, les principaux segments d’achats d’un établissement public hors segment métier spécifique (ex. : médicaments pour un hôpital) sont les suivants :

• environnement administratif (fournitures de bureau, mobilier, matériel informatique, impression) ;
• énergie et carburants ;
• services aux bâtiments (nettoyage, gardiennage, maintenance) ;
• équipement général (vêtements de travail, EPI, produits d’hygiène…) ;
• télécommunications.

La réussite de ce processus repose sur trois étapes clés :

• la collecte de données fiables ;
• la segmentation de ses achats ;
• l’identification des familles importantes et stratégiques.