Fichepratique

Qu’est-ce qu’un système documentaire ?

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Référence : 5374

L'essentiel par l'éditeur

Le système documentaire en santé inclut un manuel de qualité, des procédures, et des enregistrements essentiels pour la gestion des risques et la qualité des soins. Il est accessible, régulièrement révisé, et compatible avec la traçabilité et le secret médical. La gestion documentaire, qu'elle soit dématérialisée ou manuelle, est intégrée à la gestion institutionnelle, garantissant une amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins.

  • Quels sont les composants essentiels d'un système documentaire en santé ?
  • Comment le système documentaire améliore-t-il la qualité et la sécurité des soins ?
  • Pourquoi la gestion documentaire est-elle cruciale dans les établissements de santé ?

Selon l’arrêté du 6 avril 2011 relatif au management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse et aux médicaments dans les établissements de santé, la direction de l’établissement doit :

  • veiller à ce qu’un système documentaire relatif à l’assurance qualité de la prise en charge médicamenteuse soit mis en œuvre ;
  • s’assurer que la gestion documentaire est fonctionnelle et intégrée à la gestion documentaire institutionnelle.

Cette fiche a pour objet de rappeler le contenu du système documentaire et de définir les termes qui s’y rattachent.

1.

Contenu du système documentaire

Le système documentaire contient les documents suivants :

  • un manuel de la qualité comprenant :
    • la politique de la qualité,
    • les exigences spécifiées à satisfaire,
    • les objectifs de la qualité,
    • une description des processus et de leurs interactions ;
  • des procédures et des modes opératoires ;
  • tous les enregistrements nécessaires ;
  • une étude des risques encourus par les patients au cours de la prise en charge médicamenteuse.

La direction de l’établissement s’assure que la gestion documentaire est fonctionnelle et intégrée à la gestion documentaire institutionnelle. Elle veille à ce que le système documentaire soit :

  • diffusé et accessible à tout moment au personnel impliqué directement ou indirectement dans la prise en charge médicamenteuse ; la ges...
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