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L'essentiel par l'éditeur
Optimiser l'accueil dans le service de l'état civil implique d'adapter les horaires d'ouverture aux attentes des usagers, en consultant le personnel et en s'inspirant de démarches réussies comme Qualiville. L'orientation efficace des visiteurs est renforcée par une signalétique claire et un accueil centralisé. La gestion des files d'attente et le respect des rendez-vous garantissent une expérience fluide. L'identification des agents est recommandée, sauf exceptions pour des raisons de sécurité.
L’organisation de l’accueil dans le service de l’état civil est un processus complexe qui s’apparente à une démarche du type « projet de service », dont le succès est garanti par la participation du personnel à la définition des principes retenus.
Quelles sont les modalités d’organisation du service de l’état civil à mettre en œuvre pour garantir la réussite de la relation avec l’usager ?
Si l’accueil dans les services de l’état civil est une activité quotidienne, il est important, périodiquement, d’interroger ses pratiques et d’essayer d’améliorer ce qui peut l’être dans la fonction d’accueil. Dans cette démarche, si vous l’entreprenez, notre schéma vous aidera à vous poser les bonnes questions, et à appréhender de manière globale les problématiques qui y sont liées.
Pour intégrer la dimension de l’accueil, l’organisation d’un service de l’état civil doit être pensée en prenant en considération les attentes de ses visiteurs.
L’adaptation des horaires aux attentes des usagers est certainement un sujet sensible pour le personnel concerné. C’est pourquoi il est impératif de l’associer aux propositions en la matière si des changements sont envisagés ; elles seront utilement étayées par la consultation des mairies ayant mené des démarches d’amélioration de l’accueil, des enquêtes de satisfaction, ou le recours à un référentiel normé du type « Qualiville ».
L’une ou plusieurs de ces trois solutions sont généralement adoptées pour tenir compte des attentes du public en matière d’horaires d’ouverture :
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État civil
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