Fichepratique

Organiser et animer une réunion

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Mise à jour le 7 avr. 2023 | Référence : 6705

L'essentiel par l'éditeur

Les réunions, bien organisées et animées, sont essentielles pour l'efficacité professionnelle, améliorant la motivation, la coopération et le moral des équipes. Pour réussir, il est crucial de répondre aux besoins des participants, de bien préparer et structurer la réunion, et d'adopter une attitude non directive pour favoriser l'écoute active. La communication non verbale joue un rôle clé, et il est important de gérer le temps et les échanges pour maximiser la production collective.

  • Comment organiser une réunion efficace en milieu professionnel ?
  • Quels sont les bénéfices d'une réunion bien animée pour les équipes ?
  • Comment la communication non verbale influence-t-elle le succès d'une réunion ?

Une grande partie du travail d’un chef d’établissement se passe dans des réunions, tant pour la gestion interne de l’établissement que pour la concertation avec ses partenaires extérieurs. Son statut lui confère la responsabilité de ces réunions. Il se doit d’en être l’initiateur, de les organiser lorsqu’elles sont prévues par les textes, et le plus souvent de les « présider », même dans le cas de réunions exceptionnelles. C’est dans ces multiples occasions qu’il va avoir à trouver un style de management approprié et à maîtriser des savoir-faire qui lui permettront, à travers la conduite de ces diverses réunions, d’exercer son autorité tout en inspirant confiance et estime. Cette fiche propose d’examiner la réalité humaine que recouvre le terme de réunion, d’identifier les divers types de réunion, puis de décrire quelques techniques utiles pour être un animateur efficace.

1.

Les réunions : un facteur d’efficacité professionnelle

Les réunions sont un facteur d’efficacité professionnelle. Ceci est démontré par de multiples recherches en sciences de gestion, sous réserve que lesdites réunions soient bien organisées et bien conduites.

A noter

Une enquête française de 2022 indique que 85 % des salariés disent connaître et/ou avoir connu des réunions « leur faisant perdre leur temps ».

Une étude américaine de 2022 indique que les salariés estiment qu’ils pourraient se passer de 30 % des réunions auxquelles ils participent. Cf. « The cost of unnecessary meeting attendance », menée par le cabinet Otter.ai et le professeur Steven Rogelberg de l’université de Caroline du Nord de Charlotte.

Elles apportent :

  • un gain de temps dans l’exécution du travail ;
  • une amélioration du moral des personnels ;
  • une plus grande motivati...
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