Avant toute inscription pour un séjour de vacances ou pour un accueil de loisirs, chaque famille doit remplir une fiche sanitaire. Il existe un formulaire type édité par la direction départementale de la Cohésion sociale (DDCS), mais chaque organisme peut se créer le sien à partir du moment où les renseignements nécessaires peuvent y être annotés. Ce document obligatoire mentionne toutes les informations d’ordre médical et alimentaire susceptibles d’aider les encadrants à connaître le mineur.