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Circulaire DSS/SD4C n° 2012-213 du 1

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PROTECTION SOCIALE

SÉCURITÉ SOCIALE : ORGANISATION, FINANCEMENT

MINISTÈRE DES AFFAIRES SOCIALES ET DE LA SANTÉ

MINISTÈRE DE L’ÉCONOMIE, DES FINANCES ET DU COMMERCE EXTÉRIEUR

Direction de la sécurité sociale

Circulaire DSS/SD4C n° 2012-213 du 1er juin 2012 relative à l’attribution d’un numéro identifiant d’attente aux demandeurs ou aux bénéficiaires de prestations de protection sociale

NOR : AFSS1224881C

Date d’application : immédiate.

Résumé : procédure de gestion du numéro identifiant d’attente des demandeurs ou des bénéficiaires de prestations de sécurité sociale.

Mots clés : numéro identifiant d’attente – NIR – guide de la procédure d’identification – titre d’identité – pièces d’état civil – vérification de l’identité du demandeur ou du bénéficiaire de prestations de sécurité sociale – immatriculation – suspension du versement des prestations de sécurité sociale – cas de force majeure.

Références : articles L. 114-12-1, L. 161-1-4, R. 114-26 et suivants du code de la sécurité sociale.

Annexe : annexe de la circulaire relative au numéro identifiant d’attente.

Le directeur de la sécurité social à Messieurs les directeurs de la CNAMTS, de la CNAF, de la CNAV, de l’ACOSS et du RSI ; Monsieur le directeur de la CCMSA ; Messieurs les agents comptables de la CNAMTS, de la CNAF, de la CNAV, de l’ACOSS, du RSI et de la CCMSA.

L’objet de la présente circulaire est la formalisation de la procédure générale commune aux organismes de la sécurité sociale qui doit accompagner la mise en œuvre du numéro identifiant d’attente (NIA). Cette procédure doit ensuite être déclinée au niveau de chaque organisme dans des procédures spécifiques. Cette déclinaison doit intervenir à l’occasion de la mise à disposition du module informatisé de gestion du NIA au sein du système national de gestion de l’identification (SNGI) et des répertoires connexes tels que le répertoire national commun de la protection sociale (RNCPS).

I. – CONTEXTE ET ENJEUX

A. – Objectif du numéro identifiant d’attente

Dans le cadre notamment des actions menées aux fins de contrôle et de lutte contre la fraude, le législateur a prévu à l’article 138-1 de la loi no 2006-1640 du 21 décembre 2006 (codifié à l’article L. 114-12-1 du code de la sécurité sociale) la création du répertoire national commun de la protection sociale (RNCPS). Conformément aux dispositions de cette loi, il contient les données communes d’identification des individus ainsi que les informations relatives à leur affiliation et leur rattachement aux organismes de la sécurité sociale. L’identifiant utilisé par ce répertoire est le numéro d’inscription au répertoire (1) national d’identification des personnes physiques (NIR). Le décret d’application de cette loi, pris le 16 décembre 2009 (no 2009-1577), prévoit qu’un numéro identifiant d’attente (NIA) est attribué à partir des données d’état civil pour l’ensemble des organismes de la protection sociale aux personnes qui ne disposent pas d’un NIR.

Ces deux textes relatifs au RNCPS consacrent l’utilisation du NIR par les organismes de protection sociale dans le cadre de leurs procédures d’identification des demandeurs ou des bénéficiaires de prestations qu’ils servent. Lorsque les données d’état civil ont été certifiées par l’INSEE (les données d’état civil proviennent des registres d’état civil français) ou par le SANDIA (les données d’état civil proviennent des registres d’état civil de pays tiers), les données d’identification des personnes immatriculées à la sécurité sociale avec un NIR présentent le degré de fiabilité le plus élevé possible. Or, jusqu’à présent, chacun des organismes de sécurité sociale crée ses propres identifiants spécifiques pour les personnes qui ne disposent pas de NIR. Il s’agit, par exemple, de « NIR » provisoires ou « NIR » d’attente qui sont attribués aux personnes qui sont, soit en cours d’immatriculation, soit dont les données d’état civil sont incomplètes ou n’ont pas été confirmées par une pièce d’état civil.

1 La rénovation du système d’information des répertoires des personnes physiques (programme BRPP2) concerne l’amélioration de la qualité de l’information et la réduction des délais de mise à jour du répertoire national d’identification des personnes physiques (RNIPP) et du fichier général des électeurs.

La mise en œuvre du NIA doit permettre, à partir d’une gestion centralisée au sein du SNGI et partagée par tous les organismes de la protection sociale, de simplifier et de fiabiliser la gestion de l’identification des demandeurs ou des bénéficiaires de prestations sociales qui ne disposent pas d’un NIR.

B. – Périmètre de la présente circulaire

La circulaire porte sur les modalités de création, d’attribution et de gestion du NIA, c’est-à-dire qu’elle concerne tant l’identification des nouveaux demandeurs de prestations de sécurité sociale que les bénéficiaires de ces prestations qui sont à ce jour identifiés à l’aide d’identifiants distincts du NIR. La présente circulaire ne revient pas sur les principes et modalités de l’identification des personnes physiques définis par le guide de la procédure d’identification dont la dernière version a été diffusée par lettre DSS/DNLF du 17 janvier 2012 et auquel il convient de se référer strictement. Ce guide définit plus particulièrement les contrôles opérés en organisme local avant la transmission des demandes d’immatriculation au SANDIA et décrit les procédures afférentes à la gestion du NIR.

C. – La gestion du NIA doit s’inscrire dans le cadre prévu par les dispositions de l’article L. 161-1-4 du code de la sécurité sociale

Ces dispositions encadrent les conditions de vérification de l’identité des personnes ainsi que ses conséquences sur le versement des prestations de sécurité sociale.

Les dispositions de l’article susmentionné conduisent à la mise en application des principes suivants :

  • – la vérification de l’identité est le préalable au versement de prestations de sécurité sociale aux bénéficiaires ou à son maintien. À cette fin, les organismes sont fondés à demander toutes pièces justificatives utiles ;
  • – les organismes peuvent se dispenser d’une telle demande s’ils peuvent obtenir les données d’état civil à la source. La présente circulaire promeut cette mesure de simplification des démarches pour les demandeurs ainsi que pour les bénéficiaires de prestations de sécurité sociale ;
  • – hors cas de force majeure, l’absence de production des pièces entraîne la suspension du versement des prestations.

L’objectif de la procédure décrite dans la présente circulaire est, par l’application de ces principes, de s’assurer que, sauf cas de force majeure, l’identité de tout bénéficiaire de prestations de sécurité sociale aura été vérifiée à l’aide d’un titre d’identité et d’une pièce d’état civil soit à l’occasion de son immatriculation, soit dans le cadre des opérations de contrôle du stock actuel de NIR non certifiés.

Dans ces deux cas, il est d’abord procédé à l’immatriculation en utilisant un NIA avant que celui-ci soit transformé en NIR lorsque l’identité de l’intéressé a été vérifiée par l’organisme qui est à l’origine de la création du NIA.

II. – LE PROCESSUS DE GESTION DU NUMÉRO D’IDENTIFIANT D’ATTENTE (NIA)

A. – Création du NIA et immatriculation à la sécurité sociale

La création du NIA intervient soit dans le cadre de l’instruction d’une demande au bénéfice d’une prestation de sécurité sociale soit dans le cadre d’une opération de contrôle du stock de NIR non certifiés qui implique la vérification de l’identité des bénéficiaires de ces prestations. Le NIA a vocation à être transformé en NIR, dans les conditions décrites dans la présente circulaire. Le NIA est conservé par le SNGI jusqu’à l’attribution au demandeur ou au bénéficiaire d’un NIR. Bien que présentant la même structure technique, le NIA se distingue du NIR par des indices spécifiques qui se rapportent aux situations où l’identité est, soit en cours de vérification, soit n’a pu être vérifiée du fait de l’absence de production de la pièce d’état civil.

Dès lors qu’une personne physique remplit les conditions d’affiliation à un régime obligatoire de sécurité sociale, il est procédé à son immatriculation. Celle-ci s’effectue, dans un premier temps, par la création d’un NIA à partir de la production d’un titre d’identité. Les pièces admises sont énumérées au chapitre des pièces justificatives du guide de l’identification.

Le NIA est partagé par tous les organismes au moyen du SNGI. Les organismes peuvent alors verser des prestations à leurs bénéficiaires immatriculés avec un NIA dont l’indice de gestion correspondant indique que l’identité est en cours de vérification.

B. – Vérification de l’identité de la personne immatriculée sous NIA

Pour le service d’une prestation ou le contrôle de sa régularité, les organismes de sécurité sociale peuvent, sur le fondement de l’article L. 161-1-4 du code de la sécurité sociale, demander aux personnes concernées toutes pièces justificatives utiles pour vérifier leur identité.

Comme rappelé supra, la vérification de l’identité s’effectue selon les modalités définies par le guide de la procédure d’identification en vigueur. En application de ce guide, les pièces justificatives utiles afin de vérifier l’identité du demandeur sont un titre d’identité et une pièce d’état civil.

Par ailleurs, il est précisé que le demandeur ne doit pas être tenu de produire un document traduit lorsque son pays d’origine n’est pas en mesure d’établir un extrait d’acte de naissance plurilingue.

Les modalités de traduction des pièces d’état civil sont précisées dans le guide de l’identification.

L’organisme qui a initié une demande d’immatriculation sous NIA de la personne enjoint à cette dernière de produire une pièce d’état civil dans un délai de trois mois sous peine de suspension du versement des prestations dont elle bénéficie, en application des dispositions de l’article L. 161-1-4 du code de la sécurité sociale. Le bénéficiaire doit parfaitement être informé des conséquences sur le versement de ses prestations en cas d’absence de production des pièces demandées.

Toutefois, les organismes peuvent se dispenser de cette demande dans deux cas :

1. Lorsque les pièces demandées peuvent être obtenues directement auprès des personnes morales de droit public ou de personnes morales de droit privé gérant un service public compétent (cf. art. L. 161-1-4 du code de la sécurité sociale). Il s’agit des cas suivants :

  • – le demandeur est né à l’étranger, de nationalité française à la naissance ou a acquis la nationalité française, et ce, quel que soit le mode d’acquisition : l’organisme procède à la vérification de l’identité via le système mis à disposition par le service central d’état civil (SCEC) ;
  • – la personne est née en France mais ne dispose pas de NIR. Ce cas est fort rare dès lors que toute personne née sur le territoire français est immatriculée au RNIPP. L’organisme accédera au réseau COMEDEC afin de consulter le registre d’état civil de la mairie de naissance via le portail de l’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS).

Dans tous les cas énumérés ci-dessus, l’organisme doit se réserver la possibilité de demander à l’intéressé la pièce d’état civil avec filiation dès lors que la consultation du SCEC ou du COMEDEC s’avère infructueuse ou révèle un risque d’homonymie.

L’intéressé devra alors obtenir la pièce d’état civil demandée auprès des autorités de son pays de naissance.

2. En cas de force majeure : afin d’aider les organismes dans l’instruction des demandes qui leur sont soumises, la direction de la sécurité sociale établit une liste non limitative de circonstances constitutives de la force majeure. Cette liste sera intégrée dans le guide de l’identification. Les cas de force majeure désignent, à ce jour, essentiellement les circonstances où les personnes sont nées ou ressortissantes d’un État tiers dont les registres d’état civil ont été détruits ou sont inaccessibles en raison de conflits locaux.

C. – Gestion du NIA au cours de la procédure d’identification du bénéficiaire

L’attribution du NIA ayant été effectuée suite à la présentation d’un titre d’identité, le NIA n’est transformé en NIR à la demande de l’organisme qui est à l’origine de la demande d’immatriculation sous NIA que si le bénéficiaire de prestations de sécurité sociale produit la pièce d’état civil ou que l’organisme concerné estime qu’un cas de force majeure fait obstacle à ce que le bénéficiaire puisse produire ladite pièce. Dans le cas de la force majeure, le NIR de ce bénéficiaire sera caractérisé par un indice spécifique qu’il convient de créer au sein du SNGI.

Dans tous les autres cas, à l’issue de la période de trois mois susmentionnée, il est enjoint à nouveau au bénéficiaire de prestations de sécurité sociale de produire une pièce d’état civil sous trois mois, en lui indiquant qu’en l’absence de production de la pièce demandée dans le délai imparti le versement de ses prestations sera suspendu.

À l’expiration de ce nouveau délai de trois mois, soit six mois après la demande de création du NIA, en application des dispositions de l’article L. 161-1-4 du code de la sécurité sociale, les organismes concernés suspendent le versement de prestations au bénéficiaire immatriculé avec un NIA qui s’est abstenu de produire la pièce d’état civil demandée.

À compter de cette suspension, l’organisme, qui a soumis la demande d’immatriculation de l’intéressé avec un NIA, dispose d’un délai de trois mois pour procéder à une enquête administrative sur la situation de ce dernier afin de vérifier si la suspension doit être confirmée.

L’enquête aboutit à l’un des quatre cas de figures suivants :

1. L’identité du bénéficiaire a pu être vérifiée. L’intéressé produit la pièce d’état civil demandée par l’organisme, et ce dernier contrôle cette pièce selon les modalités décrites au guide de la procédure d’identification. Le NIA est transformé en NIR. Le versement des prestations reprend.

Toutefois, il convient de préciser que pour les bénéficiaires mineurs qui font l’objet d’un jugement d’adoption plénière, d’une part, le NIR créé est distinct du NIA qui lui a été attribué et, d’autre part, aucun lien entre ces identifiants, NIR et NIA, n’est conservé dans le système d’information.

2. Les circonstances constitutives de la force majeure sont définitives. Le cas de force majeure fait obstacle à ce que le bénéficiaire de prestations de sécurité sociale puisse répondre aux injonctions qui lui ont été faites. Ces circonstances peuvent notamment être invoquées pour les personnes hospitalisées, en situation précaire ou sans domicile fixe. Le NIA du bénéficiaire est transformé en NIR caractérisé par un indice correspondant au cas de force majeure.

3. Les circonstances de cas force majeure sont susceptibles de venir à cesser : le bénéficiaire est temporairement dans l’incapacité de produire la pièce d’état civil. Les organismes peuvent reprendre le versement des prestations au bénéficiaire identifié avec un NIA. L’organisme qui a soumis la demande d’immatriculation est alors tenu de reprogrammer selon une périodicité appropriée les opérations de vérification de l’identité et le réexamen de la situation du bénéficiaire.

Les cas de force majeure susceptibles de venir à cesser sont également répertoriés, sans qu’une liste exhaustive soit dressée, par la direction de la sécurité sociale et intégrés dans le guide de l’identification. À titre d’exemple, il est indiqué que ces circonstances concernent notamment les personnes qui ont introduit une instance devant le tribunal compétent afin d’obtenir un jugement de naissance ou une demande d’adoption.

4. Absence de vérification de l’identité du bénéficiaire : lorsque le demandeur ou le bénéficiaire de prestations de sécurité sociale ne produit pas la pièce demandée sans en être explicitement dispensé ou présente de faux documents ou de fausses informations, alors le versement des prestations est suspendu. L’indice de gestion du NIA indique que l’identité de la personne n’a pu être vérifiée du fait de l’absence de production de la pièce d’état civil. Dans ce cas, chacun des organismes met en œuvre la procédure de récupération de l’indu qui lui est propre. En cas de fraude, l’information sur le NIA qui a été inactivé est conservée afin de prévenir tout risque de récidive.

Quelques précisions concernant l’appréciation des circonstances constitutives d’un cas de force majeure.

Lorsqu’un organisme est en présence d’un cas de force majeure non répertorié dans le guide de l’identification, la description de ce cas est transmise au COSI, comité technique composé des représentants des organismes et présidé par la direction de la sécurité sociale, afin qu’il examine si la situation du bénéficiaire peut recevoir la qualification de cas de force majeure. Si la direction de la sécurité sociale confirme la solution proposée par le COSI, les circonstances constitutives du cas de force majeure sont ajoutées au guide de l’identification.

Si, en principe, la durée maximale d’instruction des NIA est de neuf mois, en tout état de cause la durée de vie d’un NIA n’excède pas trois ans. À l’expiration des neuf mois, le NIA est inactivé et les prestations sont automatiquement suspendues, sauf cas de force majeure temporaire. Les NIA inactifs sont archivés.

D. – Procédure applicable aux travailleurs saisonniers agricoles

Les organismes concernés définissent et mettent en œuvre une procédure tenant compte des spécificités des travailleurs saisonniers agricoles.

Compte tenu de la saisonnalité de l’activité exercée par ces travailleurs dont le lieu de résidence permanent est situé à l’étranger, la période d’enquête administrative peut être étendue jusqu’à expiration du NIA, c’est-à-dire sur une période de trois ans après attribution du NIA. Cette faculté est accordée aux organismes concernés à condition toutefois que ces derniers demandent les pièces justificatives nécessaires à l’identification des travailleurs saisonniers. Ces demandes doivent être réitérées lors des deux saisons agricoles qui suivent celle de la première demande.

En cas d’absence de production de la pièce demandée après la troisième année d’attribution du NIA, celui-ci est inactivé selon les modalités arrêtées au 4 du C du II de la présente circulaire.

E. – Gestion de la période transitoire avant mise en œuvre du NIA au niveau des systèmes d’information

Dès la publication de la présente circulaire, les règles suivantes doivent être appliquées :

  • – règles relatives à l’identification des demandeurs ou des bénéficiaires de prestations de sécurité sociale ;
  • – règles relatives à la suspension du versement des prestations.

L’ensemble des instructions de la présente circulaire doit être mis en application à compter de la mise à disposition des systèmes d’information intégrant la gestion du NIA.

Un bilan de la mise en application de la présente circulaire sera dressé après un délai de dix-huit mois à compter de sa publication.

Le directeur de la sécurité sociale,

T. Fatome

ANNEXE DE LA CIRCULAIRE RELATIVE AU NUMÉRO IDENTIFIANT D’ATTENTE

Déroulement des opérations lorsque le demandeur ou le bénéficiaire de prestations de sécurité sociale s’abstient de produire les pièces justificatives demandées

Informations sur ce texte

Date :  1/ed/vend

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