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Négocier et renouveler une convention tripartite

Termes associés : Convention Protocole (méthode)

Contexte

Prévue par l’article L. 313-12 du Code de l’action sociale et des familles, la convention tripartite est une convention signée par le président du conseil général, le préfet et le responsable de l’organisme gestionnaire de l’établissement pour une durée de cinq ans.

Elle est élaborée sur des objectifs de qualité et d’efficience de l’accompagnement, en lien avec les recommandations de l’Anesm et de l’Anap.

Depuis 2007, les conventions tripartites s’appuient sur le référentiel Pathos (destiné à mesurer la charge en soins des résidents), ce qui permet aux établissements, le plus souvent, de bénéficier d’un renforcement de leurs moyens. La préparation du dossier et de la visite de conventionnement est primordiale pour entamer les négociations avec les autorités de tarification.

De la qualité des éléments apportés et présentés devant les autorités de tarification dépendent les moyens qui seront alloués. Ce travail doit être réalisé en amont de la convention, environ neuf mois avant la date de son renouvellement ou de sa mise en œuvre.

Communiquer

Avec l’ARS et le conseil général

Un premier contact par téléphone et par mail avec les services des autorités de tarification permet de valider la date de renouvellement de la convention, de lister les pièces constitutives du dossier de demande de convention ou de renouvellement, de planifier les rendez-vous nécessaires (temps de rencontre, de négociation, visite de conventionnement, date prévisionnelle de signature) et de connaître les attendus de chacun en termes d’outils.

En effet, chaque département propose le plus souvent sa trame de préparation budgétaire, de convention type ou de fiches actions, ainsi que les différentes annexes à produire : rapport de l’auto-évaluation, divers indicateurs, plan de formation, tableau des effectifs…

Avec les équipes et les résidents

L’élaboration du bilan de la convention précédente, l’auto-évaluation et la rédaction de nouveaux objectifs pour la convention suivante nécessitent une démarche participative et l’implication de tous les acteurs de l’établissement.

A noter

Ainsi, la démarche et le calendrier opérationnel pourront être présentés lors d’une réunion du conseil de la vie sociale et lors d’une réunion d’équipe (cf. Calendrier prévisionnel des actions à mener). Un compte-rendu pourra être affiché.

Constituer un comité de pilotage, déterminer son rôle

Un comité de pilotage de cinq ou six membres (directeur, médecin coordonnateur, infirmière coordonnatrice, animatrice, gouvernante, représentant des usagers ou des familles…) doit être constitué. Il est le garant du respect du calendrier fixé pour la réalisation des divers travaux préparatoires.

Dans le cadre de l’auto-évaluation, il organise des groupes de travail par thématique avec des représentants du personnel et des usagers ou de leur famille, rédige les rapports du bilan de la première convention, de l’auto-évaluation et les fiches actions de la nouvelle convention.

A noter

Il doit se réunir une à deux fois par mois pour faire le point sur l’avancée des travaux préparatoires.

Évaluer l’existant

Le bilan de la première convention

Réalisé par le comité de pilotage en une ou deux réunions et destiné à être remis aux autorités de tarification avec le dossier de renouvellement de la convention, le bilan permet d’analyser l’ensemble des objectifs fixés lors de la première convention, d’identifier les indicateurs correspondants et de valider pour chaque objectif s’il a été atteint totalement, partiellement ou non atteint. Dans ces deux derniers cas, il faut rédiger une argumentation permettant d’expliciter les raisons qui ont conduit l’établissement à ne pas atteindre l’objectif fixé.

L’auto-évaluation, Angélique et le rapport d’évaluation

La réalisation de cette auto-évaluation nécessite la mise en place de groupes de travail thématiques, guidés par un ou plusieurs membres du comité de pilotage. Au terme de l’évaluation, le comité de pilotage se réunit pour réaliser une synthèse, permettant la présentation des points forts et des points faibles (argumentés) de l’établissement et la rédaction du rapport de l’évaluation.

A noter

Ce travail effectué, une réflexion doit être menée par la direction et le gestionnaire de l’établissement pour déterminer les axes d’amélioration à proposer pour la convention suivante.

Le comité de pilotage est impliqué dans la rédaction des fiches actions. Elles doivent décliner des objectifs cohérents, en lien avec les résultats de l’évaluation et avec le projet de l’établissement. Elles prévoient les moyens nécessaires (financiers, humains, matériels) à leur mise en œuvre, les délais envisagés et les indicateurs permettant d’en mesurer la réalisation et l’efficience (cf. Modèle de convention pluriannuelle cadre, trame d’une fiche action).

Évaluer le GMP et réaliser la coupe Pathos

Les paramètres du GMP et du PMP sont déterminants pour le calcul du GMP soins (GMP S) et des moyens financiers qui seront alloués au titre du soin et de la dépendance.

L’évaluation de la dépendance (GMP) est effectuée par le médecin coordonnateur, le cadre de santé et l’équipe soignante et transmise aux médecins du conseil général et de l’ARS pour validation.

A noter

La réalisation de la coupe Pathos (PMP) est complexe et nécessite la formation du médecin coordonnateur (certaines ARS demandent parfois l’attestation de formation). La formation est effectuée par des médecins référents spécifiquement formés à l’utilisation de ce logiciel d’évaluation (informez-vous auprès de l’ARS sur les sessions de formation). Le logiciel est téléchargeable sur le site de la CNSA.

La coupe Pathos demande une certaine préparation des dossiers médicaux et un peu d’entraînement : il est donc conseillé d’anticiper la formation du médecin coordonnateur et de procéder à des simulations d’évaluation.

Remarque

La coupe définitive devra être transmise au médecin-conseil de la caisse pivot d’assurance maladie au plus près de la date de sa validation, idéalement une semaine avant, au maximum deux semaines avant.

Évaluer les moyens à demander au regard du GMP S

Une première évaluation du GMP et du PMP est nécessaire pour déterminer les dotations soins et dépendance ; ces paramètres seront ajustés au moment de leur validation définitive. Par ailleurs, avant tout calcul de la dotation soins théorique ou « tarif plafond », le gestionnaire de l’établissement devra se positionner sur différents choix, notamment sur l’option « tarif global » ou « tarif partiel », avec ou sans pharmacie à usage interne (PUI).

Attention

Le choix effectué a des conséquences en termes d’organisation interne et en termes budgétaires, dont il faut tenir compte au regard des spécificités et des possibilités de chaque établissement.

Les dotations théoriques calculées sont alors à mettre en perspective avec les axes d’amélioration dégagés lors de l’auto-évaluation et les objectifs fixés pour la nouvelle convention ; les fiches actions sont à ajuster.

Six mois avant son échéance, envoyer le dossier de renouvellement ou de convention

Le dossier doit être envoyé en recommandé aux services du conseil général et de l’ARS et éventuellement par mail (à valider avec les services concernés). Il comprend :

  • la dernière évaluation Angélique et son rapport ;
  • le bilan argumenté de la dernière convention ;
  • le projet de convention, les fiches objectifs et le budget prévisionnel y afférent.

Préparer la visite de conventionnement

Cette visite est généralement le point de départ de la négociation. Elle est effectuée le plus souvent conjointement par les services de l’ARS et du conseil général et vise, outre la visite des locaux, à effectuer un diagnostic partagé avec l’établissement au regard de différents éléments : l’évaluation de la précédente convention, l’évaluation Angélique réalisée, l’évaluation du GMP et de la coupe Pathos, les objectifs fixés par l’établissement et les moyens demandés.

Un certain nombre de documents seront consultés sur place : il convient de les préparer (cf. Liste des documents à présenter pour la visite de conventionnement).

A noter

Deux à trois réunions avec les mêmes interlocuteurs seront ensuite nécessaires pour valider la rédaction définitive de la convention, des fiches actions et négocier les moyens alloués, avant la signature (cf. Modèle de convention pluriannuelle cadre).

La convention est effective le premier jour du mois qui suit la signature. Les arrêtés de tarification soins et dépendance sont adressés à l’établissement.

Notre conseil

En amont de la négociation, faites plusieurs simulations budgétaires pour connaître les moyens planchers en dessous desquels vous ne souhaitez pas négocier. Menez une réflexion sur ce qui, de votre point de vue, est négociable et dans quelle proportion, et sur ce qui ne l’est pas.

Pendant la négociation, valorisez l’adéquation des moyens aux objectifs de qualité de prise en charge. Fixez un nombre d’objectifs raisonnable pour la durée de la convention (cinq ou six) et ajustez le contenu des objectifs aux budgets qui seront in fine alloués.

Évitez les erreurs

Ne manquez pas de communiquer suffisamment avec les autorités de tarification. On gagne du temps à connaître leurs exigences et leur méthodologie. N’hésitez pas à les solliciter pour l’élaboration du budget et pour connaître ainsi les orientations possibles et les éventuelles fourchettes budgétaires.

Assurez-vous d’impliquer l’ensemble des équipes dans l’évaluation et l’élaboration des nouveaux axes d’amélioration de la qualité. La démarche participative est un véritable levier managérial, permettant de faire passer des messages, de modifier des habitudes et de faire progresser les équipes dans la démarche qualité.

Faq

Quels sont les établissements concernés ?

Tous les établissements accueillant des personnes âgées, ayant été autorisés, de 25 places et plus, et dont le GIR moyen pondéré (GMP) est supérieur à 300.

La signature d’une convention tripartite est-elle obligatoire ?

Oui, pour tous les établissements prévus à l’article L. 313-12 du Code de l’action sociale et des familles.

Que se passe-t-il si les négociations n’aboutissent pas ou si la signature de la convention est retardée ?

La période de négociation peut être reportée pour une période de six mois. Un arrêté transitoire prévoit les moyens nécessaires au fonctionnement de l’établissement pendant cette période.

Que devient la convention tripartite d’un Ehpad dont l’organisme gestionnaire a signé un contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens (CPOM) ?

La convention tripartite disparaît au profit du CPOM. Les moyens sont alloués globalement à l’organisme gestionnaire pour l’ensemble des établissements concernés par le CPOM. Toutefois, les objectifs fixés sont déclinés dans chaque établissement en fonction de ses spécificités et de ses besoins.

Comment se passe une convention pour un établissement en phase d’ouverture ?

Les objectifs des fiches actions concernent, le plus souvent, le recrutement de l’ensemble de l’équipe, l’élaboration du projet d’établissement, des projets de vie, de soins, d’animation et l’inscription de l’établissement dans le réseau gérontologique local.

Le nombre retenu de journées d’activité est théorique et calculé pour la première année au prorata temporis de la date d’ouverture et en fonction du prévisionnel de montée en charge de l’activité (il faut compter généralement six à douze mois pour optimiser le taux d’occupation en fonction de la taille de l’établissement et de son environnement).

En ce qui concerne le calcul des dotations soins et dépendance, le GMP retenu est le plus souvent le GMP moyen national (600) et le PMP moyen national (168). Ces deux variables peuvent être réajustées l’année suivante par la signature d’un avenant si l’écart est justifié.

Aller plus loin

Références juridiques

  • Code de l’action sociale et des familles : articles L. 312-1, L. 313-12, L. 314-1 à L. 314.-7, R. 314-81, R. 314-158 à R. 314-161
  • Loi n° 2001-647 du 20 juillet 2001 relative à la prise en charge de la perte d’autonomie des personnes âgées et à l’allocation personnalisée d’autonomie
  • Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale
  • Décret n° 2001-388 du 4 mai 2001 modifiant les décrets n° 99-316 du 26 avril 1999 relatif aux modalités de tarification et de financement des établissements hébergeant des personnes âgées dépendantes et n° 99-317 du 26 avril 1999 relatif à la gestion budgétaire et comptable des établissements hébergeant des personnes âgées dépendantes ainsi que le décret n° 58-1202 du 11 décembre 1958 relatif aux hôpitaux et hospices publics
  • Décret n° 2003-1010 du 22 octobre 2003 relatif à la gestion budgétaire, comptable et financière, et aux modalités de financement et de tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux mentionnés au I de l’article L. 312-1 du Code de l’action sociale et des familles, et des établissements mentionnés au 2° de l’article L. 6111-2 du Code de la santé publique
  • Décret n° 2006-422 du 7 avril 2006 relatif à la gestion budgétaire, comptable et financière, et aux modalités de financement et de tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux et des lieux de vie et d’accueil et modifiant le Code de l’action sociale et des familles (partie réglementaire)
  • Arrêté du 24 avril 2009 modifiant l’arrêté du 26 février 2009 fixant les règles de calcul des tarifs plafonds et de mise en œuvre de la convergence tarifaire prévues à l’article L. 314-3-II du Code de l’action sociale et des familles applicables aux établissements mentionnés au 6° du I de l’article L. 312-1 du même code ayant conclu la convention pluriannuelle prévue au I de l’article L. 313-12 du code précité
  • Arrêté du 26 avril 1999 fixant le contenu du cahier des charges de la convention pluriannuelle prévue à l’article L. 313-12 du Code de l’action sociale et des familles
  • Instruction DGAS/DHOS/DSS/MATHE n° 2003/20 du 13 janvier 2003 relative à la négociation des conventions tripartite au bénéfice des Ehpad

Bibliographie

  • ROUSSEL Patrice, La Visite de conventionnement des Ehpad. Guide à l’usage des partenaires conventionnels, École des hautes études en santé publique, mars 2004, 144 pages
  • HARDY Jean-Pierre, Financement et tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux, Dunod, 2010, 464 pages
  • BRAMI Gérard, Le Nouveau Fonctionnement des Ehpad, Les Études hospitalières, mars 2006, 358 pages

Ressources sur Internet

  • Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées : www.cnsa.fr
  • Assurance maladie : www.ameli.fr
  • Agence nationale de l’évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux : www.anesm.sante.gouv.fr

Abréviations et acronymes

  • ARS : agence régionale de santé
  • CTP : convention tripartite pluriannuelle
  • CPOM : contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens
  • Angélique : Application nationale pour guider une évaluation labellisée interne de qualité pour les usagers des établissements
  • GIR : groupe iso-ressources
  • GMP : GIR moyen pondéré
  • GMP S : GIR moyen pondéré soins
  • PMP : Pathos moyen pondéré

Fiche de procédure

Calendrier prévisionnel des actions à mener

Les outils associés

Outil

Outil DTOU3649

Modèle de convention pluriannuelle cadre

Cette convention a pour objet de définir les conditions de fonctionnement de l’établissement tant sur le plan financier que sur le plan de la structuration des services et préciser les objectifs d’amélioration de la qualité des services rendus et des modalités d’évaluation de celle-ci.

#convention tripartite #convention pluriannuelle cadre

Outil

Outil DTOU3650

Liste des documents à présenter pour la visite de conventionnement

La liste des documents à présenter pour la visite de conventionnement inclut notamment le plan des locaux, l’arrêté d’autorisation de l’établissement, le procès-verbal de la dernière commission de sécurité, le contrat de séjour, le livret d’accueil…

#visite de conventionnement #convention tripartite

Outil

Outil DTOU3651

Calendrier prévisionnel des actions à mener

Ce document vous rappelle que l’ensemble de la préparation au conventionnement débute neuf mois avant la signature de la convention.

#conventionnement #convention tripartite

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