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Où archiver ses documents administratifs ?

Nos fiches mettent en partage l’expérience terrain et vous indiquent la marche à suivre concrète et schématisée pour une meilleure compréhension, pour vous accompagner dans la mise en œuvre de vos décisions.

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Contexte

Lorsqu’un document administratif a dépassé sa « durée d’utilité », c’est-à-dire la durée pendant laquelle un administré est susceptible, à n’importe quel moment, d’en demander la communication, il doit être archivé. Mais le public doit pouvoir continuer à y avoir accès, au besoin.

Si la collectivité reste toujours propriétaire de ses archives, dans certains cas, elle peut ou doit confier cet archivage à des tiers. La présente fiche détaille les cas possibles et leurs modalités de mise en œuvre.

Schéma
Où archiver ses documents administratifs ?

Le présent schéma décrit les différentes possibilités qui s’offrent à une collectivité pour archiver ses documents administratifs. Une première distinction y est établie selon l’âge des archives : les archives courantes ou intermédiaires ne reçoivent en effet pas le même traitement que les archives définitives. Ces dernières sont nécessairement conservées par la collectivité ou le service des archives départementales, selon des règles variables en fonction de la population de la commune concernée.

> Voir le schéma
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Déterminer si les archives doivent être confiées au service des archives départementales

Dans les communes de moins de 2 000 habitants, les archives de la commune sont par principe confiées au service des archives départementales. Pour les communes de plus de 2 000 habitants, la collectivité prend en charge elle-même cet archivage.

Dans les deux cas, il peut être dérogé à la règle de principe. La collectivité peut notamment mutualiser le service avec d’autres collectivités, au besoin, ou l’externaliser...

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